浅议法律函件的起草及注意要点
前言
近期汇总日常推送文章时，留意到各地律协发布的“律师函业务操作指引”，法律函件发送作为法律行业最为常见的方式和手段，有对其进行总结的必要性。鉴于此，笔者进行了一点总结，以供个人梳理及参考指正。是为序。
一、开始聊天
无论是公司维权警告函、企业商洽函、预警函，或当事人委托律所发送的律师函，各种类型的法律函件，当事人或者企业部门（以下统称委托人）必定有其发起原因、发送目的，以及希望达到的预期。
在发函前，与委托人进行详细充分的沟通，对于委托人发函的原因事由、委托人希望达到的效果，进行充分的了解。
提前了解的信息，包括但不限于以下几类：
发函的目的；
发函的主体；
请求权基础；
收函的主体；
以下依次展开。
1、了解函件的目的
发函目的有如开题大纲，如方向有偏差，函件一经发出，后续不会再有调整、修正的空间。即便再次调整，其效果也会大打折扣。
法律发函有如宣战出兵，名不正则言不顺，言不顺则事难成。因此，务必求得“毕其功于一役”。
所以提前与委托人沟通，有充分的必要性。聊天的主旨，大概内容为：
“基于什么原因，你需要委托我去发送本次函件？”
“函件发送后，你希望达到怎样的效果？”
“除了发函，还有其他的手段可以解决么？”
“发函这个行为，会打草惊蛇吗？会因为披露的相关文件，对你的业务后续产生影响吗？
“如果发函还不行，后续的进展预估是怎样的？我们还可以做哪些工作？”
2、确定发函主体及请求权基础
庭审时，我们常常可以听到法官对原告代理人的发问，“原告，你姓甚名谁，原告，你的请求权基础是什么？”发函同理，函件发出前，需要明确落款的主体，以及该主体声明并主张的权利。
通过查阅委托人提供的证据，判断证据是否充分，并确定发函的主体。若证据不够充分，或不宜披露，及时与委托人沟通调整，同步推进，以节省时间。
3、需要取证么？
收到委托人需求后，通过沟通、分析，判断是否有取证的必要性。需要取证么，还是发封函让对方收敛点就算了？如需取证，取证的方式和委托材料，及时安排。
4、收函的主体信息
有时我方获悉的收函方信息，并非直接明示的主体信息。可能收到的是委托人口中的企业简称或错误信息，也可能是一条侵权内容的链接。主体信息需进行调查，进一步排查、确认，以期函件内容达到准确。
同时，收函主体，与发函主体之间的商业关系、业务往来，有必要侧面了解、知悉。以此确定函件的言辞、内容倾向，以避免因函件映射的事项，影响到双方企业、主体，商务层面上的其他合作。
5、会否受到反噬
来而不往非礼也。当发函主张、控诉对方前，不妨先询问清楚，委托人是否存在其他的弊病、收函人可能知悉其存在的一些把柄。函件一蹴而就，但可能会后患无穷。
6、love and peace
委托人从你的沟通中，需要明白一点：法律函件不是原子弹，争议纠纷的解决也绝非发送法律函件这一种方式。相关争议纠纷大概后续会如何处理，降低他的高估预期，减少你的差评风险。世界依旧和平。
二、函件草拟
1、行文的逻辑与思路
以律协《律师函业务操作指引》模板为例，笔者摘录并注明如下：
2、落款
如落款主体为律所，函件言辞应保持中立、平稳。
“律所接受了委托，现在向你发函，转达这么一件事”。
如落款主体为委托人，函件的言辞、激烈程度，通过与委托人（需求发起部门）沟通，提前确定。
部分业外人士：企业向我发函我不屑一顾，律所向我发函我胆战心惊。别问，问就是代表重视。
注意附上电话、邮箱等有效联系方式。
三、函件发送
1、发给谁
“多发几份、多抄一点”，以期一次搞定。
大意是指，函件发送的主体要多（比如发函给某企业，发给其多个办公地址、致送至多家关联子公司所在地址、寄送给母公司地址等），抄送的邮箱要多（关联子公司，不论有关联，或没有关联的部门邮箱、企业工商登记邮箱等，全部抄送上，宁缺毋滥）。
那么，一封函件在企业内部流转的处理优先级可能会是：
母公司收到了函，转过来询问是怎么回事，子公司马上响应并处理，表示您多虑了，没什么事；
管理层收到了函，转头问业务leader是怎么一回事，业务说老板他们说的情况不对好早之前就已经处理了，接着偷偷按函件内容停止行为；
不相关的业务部门收到了函，转给法务部门，法务部门开始牵头进行企业内部通报并核实调查情况，业务部门噢好的我知道了，接着偷偷停止行为；
2、注意要点
企业商务的联系方式最易公开获取，通过企业商务往往能够使函件内容有效触达；
客服电话可以打通、售后地址往往真实；
A地注册B地实际运营的企业，不妨官网、招聘网站寻找蛛丝马迹；
如不确定寄往地址的真实情况，外卖点杯奶茶试试；
3、节点的跟进
发函结束后，与委托人保持节点同步，需同步节点有：
函件已寄送/邮件已发送；
函件显示已签收/未签收；
对方已处理/已反馈/已联系/已回复邮箱；
对方未处理/未反馈/未联系/未回复邮箱；
四、举个例子
【例1】
你是A大型企业法务职员，美术部门某业务找到了你，称某网站盗用了其创作的原画，要求“告到他们破产”。
通过聊天，你了解到美术愤愤不平的原因，网站不劳而获的盗用实在是天理难容，同时，你也了解到了他创作原画流程的艰辛和不易。
因此，你通过吐槽式聊天，确定了该美术职员签署劳动合同的公司主体，拿到了他创作的psd源文件，也了解到，这幅图并非百分百原创，其中有一点点借鉴的成分。
接着你做了证据固定，不仅包括psd本身，还有侵权网站的。你用勾肩搭背的语气的告知美术，降低了他对于本次处理的心理预期，接着你找到了网站运营者很多信息。
于是所有信息像清明上河图一样铺展在你的面前。你写了函件，也发送了函件，网站收到了函件，网页被悄悄关闭了。
【例2】
你是B律所执业律师，委托人找到你，希望你催款发函，因为他有一个朋友欠了他一笔钱，多次催告拒不归还。
通过话聊，你了解到欠款的前因后果顺便判断了诉讼时效的问题，了解到朋友的基本信息，以及委托人伤心欲绝的原因。委托人突然恶狠狠盯着你说，我希望让他社死，彻底的。要求你发催款函到他公司。
你说好的，不过你们俩知根知底，把他逼急了他会不会抖你黑料啊，委托人一拍脑袋说，嘿！还真是，谢谢你的提醒，那就只寄到他家里好了。如果他还不还钱，我再委托你们告他！
【例3】
你是C企业法务职员，商务部门某业务找到了你，称最近引进了某知名IP授权，希望与自家产品进行联名并独家渠道推广，但担忧上架后被其他渠道“搬运”，希望你提供方案。
你拿了全套的授权文件，感慨IP的授权金还真是让人想躺平，于是你把授权文件打上了水印，定制了各渠道的函件，交给商务让他依次宣告天下。
商务转了预警函过去，渠道的商务拍胸脯保证这事绝对不会有，接着他说，不过兄弟你这是啥意思，我们两家这关系还用得着发函？商务说，我也不知道啊，这些都是我们法务搞的。
（完）
